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Normativas de Reaseguro en México - 2do Anticipo
A continuación reproducimos la circular S-9.2 por la que se dan a conocer las disposiciones generales de la forma y términos en que las Instituciones y sociedades mutualistas de seguros deben rendir informes y pruebas de las operaciones de reaseguro con las que trabajan
Circular S-9.2
Asunto: Se dan a conocer disposiciones de carácter general respecto de la forma y términos en que deberán rendirse informes y pruebas relativas a las operaciones de reaseguro. A las instituciones y sociedades mutualistas de seguros De conformidad con lo dispuesto por los artículos 102, 107 y 110 de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, esta Comisión establecerá la forma y términos en que las instituciones y sociedades mutualistas de seguros deberán rendir los informes y pruebas que sobre sus operaciones les solicite para los fines de inspección y vigilancia que le corresponden ejercer. En esa virtud, se dan a conocer disposiciones de carácter general respecto de la forma y términos en que las instituciones y sociedades mutualistas de seguros deberán rendir informes y pruebas relativas a las operaciones de reaseguro que celebren:
PRIMERA.- Para efectos de las presentes disposiciones, se entenderá por:
I. Secretaría: la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
II. Comisión: la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas.
III. Registro de Reaseguradoras Extranjeras: el “Registro General de Reaseguradoras Extranjeras para Tomar Reaseguro y Reafianzamiento del País”.
IV. Cedente: la institución o sociedad mutualista de seguros autorizada por la Secretaría para organizarse y funcionar en territorio mexicano, así como aquella que haya sido autorizada por la propia Secretaría para operar de manera exclusiva el reaseguro, que dispersen parcial o totalmente los riesgos suscritos -del directo o del tomado provenientes de operaciones de seguros o de fianzas-, a través del reaseguro.
V. Intermediario de Reaseguro Autorizado: la persona moral que conforme a lo establecido en las “Reglas para la Autorización y Operación de Intermediarios de Reaseguro”, cuente con la autorización correspondiente emitida por la Comisión.
VI. Reaseguradora Autorizada: la entidad del exterior que cuente con su inscripción en el Registro de Reaseguradoras Extranjeras; la institución de seguros autorizada por la propia Secretaría para organizarse y funcionar en territorio mexicano que tome riesgos de otras instituciones aseguradoras, así como la institución autorizada por la Secretaría para organizarse y funcionar en territorio mexicano, operando de manera exclusiva el reaseguro.
VII. Oficina de Representación de Reaseguradoras Extranjeras Autorizadas: la oficina que conforme a las “Reglas para el Establecimiento de Oficinas de Representación de Reaseguradoras Extranjeras”, cuente con la autorización correspondiente emitida por la Secretaría.
VIII. Contrato de Reaseguro Automático: el que celebre por una parte, una Cedente y por la otra, una o varias reaseguradoras, con relación a los riesgos que suscriba la Cedente durante un periodo de vigencia pactado, y en el que se comparten responsabilidades, primas y siniestros de manera proporcional, o bien se protege la retención de la Cedente, estableciéndose un costo a cargo de la misma.
IX. Contrato de Reaseguro Financiero: el Contrato de Reaseguro que considere una transferencia significativa de riesgo de seguro, pactando como parte de la operación la posibilidad de recibir financiamiento por parte de las reaseguradoras participantes, en los términos establecidos por las disposiciones aplicables en la materia.
X. Contrato de Reaseguro Facultativo: la colocación de reaseguro proporcional o no proporcional que realiza una Cedente bajo la modalidad de riesgo por riesgo.
SEGUNDA.- Las Cedentes deberán conservar en sus archivos y tener disponible para efectos de las labores de inspección y vigilancia de esta Comisión, la documentación que formalice cada una de las operaciones de reaseguro que celebren, así como la documentación soporte que acredite fehacientemente su correcta y oportuna colocación, y la aplicación de los términos y condiciones pactados; todo lo anterior de conformidad con las disposiciones legales y administrativas aplicables. Al respecto, la documentación relativa al proceso de colocación de las operaciones de reaseguro que deberán mantener será al menos la siguiente:
I. Para colocaciones efectuadas directamente con reaseguradoras.
1. La oferta o “slip” de condiciones de colocación.
2. Las confirmaciones formales de colocación de reaseguro fechadas.
3. La demás documentación soporte de los pagos de primas, liquidación de saldos o de los costos de coberturas de conformidad con los plazos pactados en las negociaciones correspondientes.
II. Para colocaciones efectuadas a través de los Intermediarios de Reaseguro Autorizados.
1. La oferta o “slip” de condiciones de colocación.
2. La confirmación de la colocación de reaseguro fechada, que haya otorgado el Intermediario de Reaseguro Autorizado.
3. La nota de cobertura emitida por el Intermediario de Reaseguro Autorizado, correspondiente a la colocación del reaseguro.
4. La demás documentación soporte que consigne los pagos de primas, liquidación de saldos o de los costos de coberturas realizados con los Intermediarios de Reaseguro Autorizados, de conformidad con los plazos pactados en las negociaciones correspondientes.
TERCERA.- Con el propósito de que esta Comisión esté en condiciones de verificar como parte de sus funciones de inspección y vigilancia la adecuada colocación de los riesgos cedidos, los documentos utilizados en los Contratos de Reaseguro Automáticos y Facultativos, deberán acreditar:
I. Para las ofertas o “slips” de condiciones de colocación:
1. En Contratos de Reaseguro Automáticos: La operación, el ramo y las características de la cartera, incluyendo los perfiles de primas y siniestros.
2. En Contratos de Reaseguro Facultativos: El asegurado, el ramo, las características del riesgo y condiciones aplicables.
II. Para las confirmaciones de colocaciones efectuadas directamente con las reaseguradotas autorizadas:
1. Las confirmaciones respectivas en papelería institucional de las reaseguradoras participantes, con firmas y/o sellos de aceptación de las mismas, o bien en papelería institucional de las Oficinas de Representación de Reaseguradoras Extranjeras Autorizadas.
2. Las confirmaciones respectivas en papelería de la propia Cedente, con los sellos, firmas, porcentajes de participación y fechas de aceptación por parte de las reaseguradoras correspondientes.
3. La cobertura o el riesgo colocado, conforme a lo establecido en la propia oferta descrita en el punto I. anterior.
4. Las confirmaciones efectuadas a través de medios electrónicos, las que deberán cumplir con lo previsto por el Código Civil Federal, el Código Federal de Procedimientos Civiles, el Código de Comercio y demás disposiciones aplicables.
III. Para las confirmaciones de colocación que reciban de parte de los Intermediarios de Reaseguro Autorizados:
1. Las confirmaciones respectivas en papelería institucional del Intermediario de Reaseguro Autorizado, con firma de persona que cuente con la autorización como Apoderado de Reaseguro emitida por esta Comisión, en los términos de las disposiciones aplicables.
2. La cobertura o el riesgo colocado, conforme a lo establecido en la propia oferta descrita en el punto I. anterior.
3. Los nombres de las reaseguradoras autorizadas participantes, así como los números de registro otorgados conforme al Registro de Reaseguradoras Extranjeras y los porcentajes en que participan dentro del total de la colocación de que se trate.
4. Las confirmaciones efectuadas a través de medios electrónicos, las que deberán cumplir con lo previsto por el Código Civil Federal, el Código Federal de Procedimientos Civiles, el Código de Comercio y demás disposiciones aplicables.
IV. Para las notas de cobertura que reciban de parte de los Intermediarios de Reaseguro Autorizados:
1. Las notas de cobertura respectivas en papelería institucional del Intermediario de Reaseguro Autorizado, con firma de persona que cuente con la autorización como Apoderado de Reaseguro emitida por esta Comisión, en los términos de las disposiciones aplicables.
2. Que las condiciones consignadas en la nota de cobertura coincidan con las de la oferta de colocación preparadas, negociadas y aceptadas por las Cedentes.
3. Los nombres de las reaseguradoras autorizadas participantes, con los números de registro otorgados, conforme al Registro de Reaseguradoras Extranjeras.
4. La prima o el costo de la cobertura contratada, así como los porcentajes de participación correspondientes a cada una de las reaseguradoras participantes.
5. El porcentaje o monto correspondiente a cada una de las reaseguradoras participantes neto de corretaje o, en su caso, las constancias de haber realizado las gestiones necesarias para obtener esta información.
6. Las confirmaciones formales de las reaseguradoras, en los términos establecidos en el punto II. de la presente disposición.
7. Las notas de cobertura efectuadas a través de medios electrónicos, las que deberán cumplir con lo previsto por el Código Civil Federal, el Código Federal de Procedimientos Civiles, el Código de Comercio y demás disposiciones aplicables.
CUARTA.- Respecto de los Contratos de Reaseguro Automáticos y Facultativos colocados directamente por las Cedentes, deberá acreditarse:
I. Que a más tardar en la fecha de inicio de su vigencia, las Cedentes contaban con las confirmaciones de las reaseguradoras participantes, en los términos establecidos en el punto II. de la tercera de las presentes disposiciones, comprobando la colocación del reaseguro al 100%.
II. Que en los contratos que se celebren para cubrir los resultados de siniestralidad por operaciones o ramos durante un periodo de vigencia pactado, donde la responsabilidad a cargo de las reaseguradoras se determina al evaluar los resultados al final de la propia vigencia, las Cedentes contaban con las confirmaciones de las reaseguradoras en los términos establecidos en el punto II. de la tercera de las presentes disposiciones, comprobando la colocación al 100% en un plazo no mayor de 30 días naturales siguientes al inicio de vigencia de los mismos, y que iniciaron sus efectos a más tardar en las fechas pactadas.
III. Que las Cedentes hayan recabado los contratos respectivos debidamente formalizados o, en su caso, la documentación que acredite y perfeccione el acuerdo de las partes en un plazo no mayor de 90 días naturales, contado a partir del inicio de la vigencia de los Contratos de Reaseguro Automáticos.
IV. Que las modificaciones o prórrogas que se hayan realizado durante la vigencia de los Contratos de Reaseguro Automáticos y Facultativos, contaban con el soporte documental correspondiente en las fechas en que se pactaron.
V. Que en los Contratos de Reaseguro Automáticos y Facultativos celebrados, la Cedente cuenta, al menos, con la documentación soporte señalada en el punto I. de la segunda de las presentes disposiciones, y tratándose de Contratos de Reaseguro Facultativo, adicionalmente con una copia de la póliza de seguro.
VI. Que lleva un registro de los Contratos de Reaseguro Facultativos cedidos y tomados donde se identifique, entre otros conceptos, el ramo, el número de póliza, vigencia y fecha de emisión de la póliza, así como moneda, fecha de colocación y confirmación, el número de oferta de colocación, la suma asegurada y la prima, ambas desglosadas por retención, Contratos de Reaseguro Automáticos y Facultativo, respectivamente.
QUINTA.- Respecto de los Contratos de Reaseguro Automáticos y Facultativos colocados a través de Intermediarios de Reaseguro Autorizados, deberá acreditarse:
I. Que a más tardar en la fecha de inicio de vigencia de los contratos de referencia, las Cedentes contaban con las confirmaciones de colocación recibidas de parte de los Intermediarios de Reaseguro Autorizados, en los términos establecidos en el punto III. de la tercera de las presentes disposiciones.
II. Que en los contratos que se celebren para cubrir los resultados de siniestralidad por operaciones o ramos durante un periodo de vigencia pactado, donde la responsabilidad a cargo de las reaseguradoras se determina al evaluar los resultados al final de la propia vigencia, las Cedentes contaban con las confirmaciones de colocación de parte de los Intermediarios de Reaseguro Autorizados en los términos establecidos en el punto III. de la tercera de las presentes disposiciones, comprobando la colocación al 100% en un plazo no mayor de 30 días naturales siguientes al inicio de vigencia de los mismos, y que iniciaron sus efectos a más tardar en las fechas pactadas.
III. Que las Cedentes hayan recabado los contratos respectivos debidamente formalizados o, en su caso, la documentación que acredite y perfeccione el acuerdo de las partes, en un plazo no mayor de 90 días naturales, contado a partir del inicio de la vigencia de los Contratos de Reaseguro Automáticos.
IV. Que contaban con las notas de cobertura recibidas de parte de los Intermediarios de Reaseguro Autorizados, en los términos establecidos en el punto IV. de la tercera de las presentes Disposiciones, en un plazo no mayor de 30 días naturales a partir del inicio de vigencia de los mismos.
V. Que las modificaciones o prórrogas realizadas durante la vigencia de los Contratos de Reaseguro Automáticos o Facultativos, contaban con el soporte documental correspondiente por parte de los Intermediarios de Reaseguro Autorizados, en las fechas pactadas, así como haber recabado el soporte documental correspondiente por parte de las reaseguradoras participantes en un plazo no mayor de 30 días naturales, contado a partir de la fecha en que se hubiera modificado o prorrogado el contrato.
VI. Que en los Contratos de Reaseguro Automático o Facultativo celebrados, la Cedente cuenta, al menos, con la documentación soporte señalada en el punto II. de la segunda de las presentes disposiciones, y tratándose de Contratos de Reaseguro Facultativo, adicionalmente con una copia de la póliza de seguro.
VII. Que lleva un registro de los Contratos de Reaseguro Facultativos cedidos y de los tomados donde se identifique, entre otros conceptos, el ramo, el número de póliza, vigencia y fecha de emisión de la póliza, así como moneda, fecha de colocación y confirmación, el número de oferta de colocación, la suma asegurada y la prima, ambas desglosadas por retención, Contratos de Reaseguro Automáticos y Facultativo, respectivamente.
VIII. Independientemente de la documentación que las Cedentes deban mantener en los términos señalados en la tercera de las presentes disposiciones, cuando esta Comisión así lo determine, las mismas deberán obtener la documentación probatoria de los pagos recibidos por las Reaseguradoras de acuerdo a sus porcentajes de participación, en el plazo que la propia Comisión determine y que no podrá ser inferior a 15 días hábiles. Lo anterior, con independencia de los comprobantes sobre gestiones y transferencias de recursos financieros realizadas por los Intermediarios de Reaseguro Autorizados, u otros conductos que hubieran utilizado éstos.
SEXTA.- Las Cedentes deberán contar con los mecanismos de control necesarios que les permitan efectuar procesos adecuados de conciliación y depuración de saldos por Reaseguradoras e Intermediarios de Reaseguro, y en el caso particular de los Contratos de Reaseguro Financiero, los que establezcan la propia normatividad.
SEPTIMA.- La documentación e información a que se hace referencia en las presentes disposiciones, deberá encontrarse disponible en todo momento en las oficinas de la Cedente para fines de inspección y vigilancia por parte de esta Comisión.
TRANSITORIA UNICA.- La presente Circular entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación, y sustituye y deja sin efectos a las diversas S-9.1.1 de 6 de mayo de 1998, S-9.2 de 1 de marzo de 1993, S-9.3 de 17 de diciembre de 1996, así como al Oficio-Circular S-58801-143 de 7 de diciembre de 1983.
Lo anterior se hace de su conocimiento con fundamento en el artículo 108 fracción IV de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros y de conformidad con el Acuerdo por el que la Junta de Gobierno de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas delega en el presidente la facultad de emitir las disposiciones necesarias para el ejercicio de las facultades que la Ley le otorga a dicha Comisión y para el eficaz cumplimiento de la misma y de las reglas y reglamentos, emitido el 2 de diciembre de 1998 y publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de enero de 1999. Atentamente Sufragio Efectivo. No Reelección. México, D.F., a 24 de marzo de 2004.- El Presidente de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, Manuel S. Aguilera Verduzco.- Rúbrica".
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Reinsurance Regulations in Mexico - 2nd Advice
Below we reproduce the circular S-9.2 which discloses the general provisions of the form and terms in which the mutual insurance companies and institutions must submit reports and proof of the reinsurance operations with which they work
Circular S-9.2
Subject: Provisions of a general nature regarding the form and terms in which reports and evidence relating to reinsurance operations must be submitted are made public. To mutual insurance institutions and societies In accordance with the provisions of articles 102, 107 and 110 of the General Law of Mutual Insurance Institutions and Societies, this Commission will establish the form and terms in which mutual insurance institutions and societies must submit the reports and evidence on their operations you request for the purposes of inspection and monitoring that you must exercise. In this virtue, general provisions regarding the form and terms in which mutual insurance institutions and societies must submit reports and evidence related to reinsurance operations that celebrate:
FIRST.- For the purposes of these provisions, the following definitions shall apply:
I. Secretariat: The Ministry of Finance and Public Credit.
II. Commission: the National Insurance and Bonding Commission.
III. Registry of Foreign Reinsurers: the "General Registry of Foreign Reinsurers to Take Reinsurance and Country Reassurance".
IV. Assignor: the institution or mutual insurance company authorized by the Secretariat to organize and operate in Mexican territory, as well as that which has been authorized by the Secretariat itself to exclusively operate the reinsurance, to partially or totally disperse the risks subscribed -del direct or taken from insurance operations or bonds-, through reinsurance.
V. Authorized Reinsurance Intermediary: the legal entity that, in accordance with the provisions of the "Rules for the Authorization and Operation of Reinsurance Intermediaries," has the corresponding authorization issued by the Commission.
VI. Authorized Reinsurer: the entity from abroad that has its registration in the Registry of Foreign Reinsurers; the insurance institution authorized by the Secretariat itself to organize and operate in Mexican territory that takes risks from other insurance institutions, as well as the institution authorized by the Secretariat to organize and operate in Mexican territory, exclusively operating reinsurance.
VII. Office of Representation of Authorized Foreign Reinsurers: the office that complies with the "Rules for the Establishment of Offices of Representation of Foreign Reinsurers", has the corresponding authorization issued by the Secretariat.
VIII. Automatic Reinsurance Contract: the one held by one party, one Assignor and, on the other, one or several reinsurers, in relation to the risks subscribed by the Assignor during a period of validity agreed, and in which responsibilities, bonuses and shares are shared. claims in a proportional manner, or the withholding of the Seller is protected, establishing a cost charged to it.
IX. Financial Reinsurance Contract: the Reinsurance Contract that considers a significant transfer of insurance risk, agreeing as part of the operation the possibility of receiving financing from participating reinsurers, in the terms established by the applicable provisions in the matter.
X. Optional Reinsurance Contract: the placement of proportional or non-proportional reinsurance performed by a Seller under the risk by risk modality.
SECOND.- The Sellers must keep in their files and have available for the purposes of inspection and monitoring of this Commission, the documentation that formalizes each of the reinsurance transactions that they celebrate, as well as the supporting documentation that reliably proves their correct and timely placement, and the application of the agreed terms and conditions; all the above in accordance with the applicable legal and administrative provisions. In this regard, the documentation regarding the process of placing the reinsurance operations that must be maintained will be at least the following:
I. For placements made directly with reinsurers.
1. The offer or "slip" of placement conditions.
2. Formal confirmations of dated reinsurance placement.
3. Other documentation supporting premium payments, settlement of balances or hedging costs in accordance with the terms agreed in the corresponding negotiations.
II. For placements made through Authorized Reinsurance Intermediaries.
1. The offer or "slip" of placement conditions.
2. Confirmation of the dated reinsurance placement, granted by the Authorized Reinsurance Intermediary.
3. The cover note issued by the Authorized Reinsurance Broker, corresponding to the placement of the reinsurance.
4. The other supporting documentation that records the premium payments, settlement of balances or the costs of coverage made with the Authorized Reinsurance Intermediaries, in accordance with the terms agreed in the corresponding negotiations.
THIRD.- In order for this Commission to be in a position to verify as part of its inspection and oversight functions the proper placement of the assigned risks, the documents used in the Automatic and Optional Reinsurance Contracts must accredit:
I. For offers or "slips" of placement conditions:
1. In Automatic Reinsurance Agreements: The operation, the branch and the characteristics of the portfolio, including the profiles of premiums and claims.
2. In Optional Reinsurance Contracts: The insured, the branch, the characteristics of the risk and applicable conditions.
II. For confirmations of placements made directly with the authorized reinsurers:
1. The respective confirmations in institutional paperwork of the participating reinsurers, with signatures and / or acceptance stamps of the same, or in institutional paperwork of the Representation Offices of Authorized Foreign Reinsurers.
2. The respective confirmations in stationery of the Assignor itself, with the stamps, signatures, percentages of participation and dates of acceptance by the corresponding reinsurers.
3. The coverage or the risk placed, according to what is established in the offer itself described in point I. above.
4. Confirmations made through electronic means, which must comply with the provisions of the Federal Civil Code, the Federal Code of Civil Procedures, the Commercial Code and other applicable provisions.
III. For placement confirmations received from Authorized Reinsurance Intermediaries:
1. The respective confirmations in institutional paperwork of the Authorized Reinsurance Broker, signed by a person that has the authorization as Reinsurance Agent issued by this Commission, in the terms of the applicable provisions.
2. The coverage or the risk placed, according to what is established in the offer itself described in point I. above.
3. The names of the participating authorized reinsurers, as well as the registration numbers granted according to the Registry of Foreign Reinsurers and the percentages in which they participate within the total of the placement in question.
4. Confirmations made through electronic means, which must comply with the provisions of the Federal Civil Code, the Federal Code of Civil Procedures, the Commercial Code and other applicable provisions.
IV. For the coverage notes that you receive from the Reinsurance Intermediaries Authorized:
1. The respective coverage notes in institutional paperwork of the Authorized Reinsurance Broker, with the signature of a person that has the authorization as Reinsurance Agent issued by this Commission, under the terms of the applicable provisions.
2. That the conditions set forth in the cover note coincide with those of the placement offer prepared, negotiated and accepted by the Sellers.
3. The names of the participating authorized reinsurers, with the registration numbers granted, in accordance with the Registry of Foreign Reinsurers.
4. The premium or the cost of the contracted coverage, as well as the percentages of participation corresponding to each of the participating reinsurers.
5. The percentage or amount corresponding to each of the participating reinsurers, net of brokerage or, where appropriate, proof of having made the necessary arrangements to obtain this information.
6. The formal confirmations of the reinsurers, in the terms established in point II. of the present provision.
7. Coverage notes made through electronic means, which must comply with the provisions of the Federal Civil Code, the Federal Code of Civil Procedure, the Commercial Code and other applicable provisions.
FOURTH.- Regarding the Automatic and Optional Reinsurance Agreements placed directly by the Assignors, it must be accredited:
I. That no later than the start date of its validity, the Assignors had the confirmations of the participating reinsurers, in the terms established in point II. of the third of these provisions, checking the placement of the 100% reinsurance.
II. That in the contracts that are celebrated to cover the results of accidents by operations or branches during a period of validity agreed, where the responsibility in charge of the reinsurers is determined when evaluating the results at the end of the same validity, the Assignors counted on the confirmations of the reinsurers in the terms established in point II. of the third of these provisions, verifying the placement at 100% within a period not exceeding 30 calendar days following the start of their validity, and that began their effects no later than the agreed dates.
III. That the Sellers have obtained the duly formalized respective contracts or, where appropriate, the documentation that accredit and perfect the agreement of the parties within a period of no more than 90 calendar days, counted from the beginning of the validity of the Reinsurance Agreements Automatic.
IV. That the modifications or extensions that were made during the validity of the Automatic and Optional Reinsurance Agreements, had the corresponding documentary support in the dates in which they were agreed.
V. That in the Automatic and Optional Reinsurance Agreements entered into, the Assignor has, at least, the supporting documentation indicated in point I. of the second of these provisions, and in the case of Optional Reinsurance Contracts, additionally with a copy of the insurance policy.
VI. That it keeps a record of the Optional Reinsurance Contracts assigned and taken where it is identified, among other concepts, the branch, the policy number, validity and date of issue of the policy, as well as currency, date of placement and confirmation, the number of the placement offer, the sum insured and the premium, both broken down by retention, Automatic and Optional Reinsurance Agreements, respectively
FIFTH.- Regarding the Automatic and Optional Reinsurance Agreements placed through Authorized Reinsurance Intermediaries, it must be accredited:
I. That at the latest on the effective date of the reference contracts, the Assignors had the placement confirmations received from the Authorized Reinsurance Intermediaries, in the terms established in point III. of the third of these provisions.
II. That in the contracts that are celebrated to cover the results of accidents by operations or branches during a period of validity agreed, where the responsibility in charge of the reinsurers is determined when evaluating the results at the end of the same validity, the Assignors counted on the Confirmation of placement by Authorized Reinsurance Intermediaries in the terms established in point III. of the third of these provisions, checking the placement of the 100% within a period not exceeding 30 calendar days following the start of their validity, and which began their effects no later than the agreed dates.
III. That the Sellers have obtained the duly formalized respective contracts or, where appropriate, the documentation that accredit and perfect the agreement of the parties, within a period of no more than 90 calendar days, counted from the beginning of the validity of the Contracts of Automatic reinsurance.
IV. That they had the coverage notes received from the Authorized Reinsurance Intermediaries, in the terms established in point IV. of the third of these Provisions, within a period not exceeding 30 calendar days from the start of their validity.
V. That the modifications or extensions made during the validity of the Contracts of Automatic or Optional Reinsurance, had the documentary support corresponding by the Authorized Reinsurance Intermediaries, on the dates agreed upon, as well as having gathered the corresponding documentary support from the participating reinsurers within a period of no more than 30 calendar days, counted from the date on which it was modified. or extended the contract.
VI. That in the Automatic or Optional Reinsurance Agreements entered into, the Assignor has, at least, the support documentation indicated in point II. of the second of these provisions, and in the case of Optional Reinsurance Contracts, additionally with a copy of the insurance policy.
VII. That it keeps a record of the facultative reinsurance contracts ceded and of those taken where it is identified, among other concepts, the branch, the policy number, validity and date of issuance of the policy, as well as currency, date of placement and confirmation, the number of the offer of placement, the sum insured and the premium, both broken down by withholding, Automatic and Optional Reinsurance Contracts, respectively.
VIII. Regardless of the documentation that the Assignors must maintain in the terms indicated in the third of these provisions, when this Commission so determines, they must obtain the documentation proving the payments received by the Reinsurers according to their percentages of participation, within the term that the Commission itself determines and which may not be less than 15 working days. The foregoing, regardless of the receipts on management and transfers of financial resources made by the Authorized Reinsurance Intermediaries, or other channels that they have used.
SIXTH.- The Assignors must have the necessary control mechanisms that allow them to carry out adequate reconciliation and clearance processes for balances by Reinsurers and Intermediaries of Reinsurance, and in the particular case of the Financial Reinsurance Contracts, those that establish the regulations themselves.
SEVENTH.- The documentation and information referred to in these provisions must be available at all times in the offices of the Assignor for inspection and surveillance purposes by this Commission.
TRANSITORY
ONLY.- This Circular will enter into force on the day following its publication in the Official Gazette of the Federation, and replaces and leaves without effect the various S-9.1.1 of May 6, 1998, S-9.2 of 1 of March 1993, S-9.3 of December 17, 1996, as well as Official Letter S-58801-143 of December 7, 1983.
The foregoing is made of its knowledge based on article 108 section IV of the General Law of Mutual Insurance Institutions and Companies and in accordance with the Agreement by which the Governing Board of the National Insurance and Bonding Commission delegates to the chairman the power to issue the necessary provisions for the exercise of the powers granted by the Law to said Committee and for the effective compliance thereof and the rules and regulations, issued on December 2, 1998 and published in the Official Gazette of the Federation on January 4, 1999.
Sincerely, Suffrage Effective. No Reelection. Mexico, D.F., March 24, 2004.- The President of the National Insurance and Bonding Commission, Manuel S. Aguilera Verduzco.- Rubric. "
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